Грандиозным праздником – церемонией награждения победителей – завершился конкурс «Лучший автосервис», который наша редакция проводит уже девятый год подряд. Планирование такого праздника – задача не из легких, но ее существенно упростила команда профессионалов агентства Demalys Event, которая не один год помогает с организацией подобных мероприятий. Во главе этой команды стоит креативно мыслящий шоумен и радиоведущий Дмитрий Доронин. В беседе с нашим корреспондентом он поделился некоторыми секретами своей работы.
Прежде всего нам захотелось узнать, в чем заключаются особенности организации деловых мероприятий в отличие от развлекательных.
Дмитрий: Организация деловых мероприятий требует готовности к резким и неожиданным изменениям. Часто возникают моменты, которые невозможно предугадать. Например, у нас был случай, когда количество участников увеличилось в три раза, что потребовало моментальной перестройки. Самое сложное – изменение даты или локации, что фактически означает перезапуск всего процесса с нуля. Но со временем вырабатывается определенная устойчивость: к таким ситуациям начинаешь относиться спокойно. В подготовке и проведении корпоративных мероприятий выдержка и стрессоустойчивость – это ключевые качества не только для организаторов, но и для всей команды нашего агентства.
Корр.: Как ведущий готовится к проведению делового мероприятия?
Дмитрий: В последнее время я все чаще выступаю в роли организатора именно корпоративных и деловых мероприятий. Ко мне обращаются представители бизнеса не только как к ведущему, но и как к специалисту по организации. За плечами у меня более 15 лет опыта в проведении деловых мероприятий, и многие знают мой профессиональный подход. Однако иногда я понимаю, что мероприятие будет лучше провести, например, с участием коллег – молодых ведущих, или на сцене будет лучше смотреться девушка-ведущая, или нужны те, кто в совершенстве владеет необходимыми языками, например казахским или китайским. В таких случаях я активно участвую в написании сценария, прорабатываю структуру мероприятия с заказчиками и делюсь своими рекомендациями на каждом этапе. Таким образом, я передаю свой опыт, накопленный за годы работы на сцене, в режиссуру и в управление процессом. Честно говоря, в этом я вижу свое будущее. Ведь у каждого ведущего есть свой срок работы на сцене, и следующая ступень – это организация мероприятий под ключ и работа в команде.
Корр.: Какое оборудование используется ведущим делового мероприятия?
Дмитрий: Техническое обеспечение – одна из ключевых составляющих любого делового мероприятия и часто одна из самых затратных. У спикеров, как и у известных артистов, нередко предусмотрены технические райдеры с особыми требованиями. В моей команде за это направление работы отвечает Димаш Айтжанов, который долгое время работал техническим директором в крупной компании по аренде концертного оборудования. Его опыт и знания особенно ценны в работе с райдерами повышенной сложности, участие Димаша зачастую становится решающим для успеха мероприятия.
Корр.: Как выстраивается тайминг делового мероприятия?
Дмитрий: Тайминг, по сути, основа сценария. Его правильное построение зависит от формата и целей мероприятия. Если речь идет о корпоративном отдыхе, то тайминг может быть близок к распределению времени на банкете. Однако для деловых встреч или презентаций со спикерами важно продумать четкую последовательность выступлений, чередующихся с мастермайнд-сессиями, кофе-брейками и другими элементами, соответствующими задачам заказчика. Каждый этап должен быть рассчитан так, чтобы поддерживать динамику мероприятия и обеспечить комфортное восприятие информации.
Корр.: Какими приемами возвращаете внимание аудитории, если видите, что оно ослабевает?
Дмитрий: Это непростой вопрос, так как многое зависит от самих спикеров. Однако если я замечаю, что внимание аудитории начинает ослабевать, у меня есть несколько проверенных приемов, чтобы оживить публику. Это может быть легкая физическая разминка или уместная шутка, которая разряжает обстановку. Иногда я также подсказываю спикерам, что стоит включить в свою речь небольшие уловки – простые вопросы или интерактивные элементы, которые помогают вернуть внимание и оживить аудиторию. Важно чувствовать настроение зала и действовать по ситуации.
Корр.: Что для ведущего под запретом в ходе проведения делового мероприятия?
Дмитрий: Ограничения действительно бывают, и они могут касаться, например, упоминания конкурентов. Иногда нежелательно даже использование определенных цветов в одежде, если они ассоциируются с конкурентами. Подобные моменты всегда заранее обсуждаются с заказчиком, чтобы учесть их пожелания и избежать неприятных ситуаций. В организации деловой встречи важна каждая деталь, и именно такой подход – тщательная подготовка и продумывание всех нюансов – является основой профессиональной организации.
Корр.: Уместны ли в рамках делового мероприятия развлекательные моменты, викторины, конкурсы?
Дмитрий: Чаще всего деловые встречи проходят в строго формальном ключе, без юмора и развлечений. Однако бывает, что я предлагаю организовать на семинарах тематические викторины. Это не только перезагружает аудиторию, но и позволяет слегка повеселиться. Викторины, или квизы, обычно хорошо воспринимаются участниками. Важно, чтобы развлекательные элементы соответствовали общему тону мероприятия и помогали поддерживать интерес к заданной теме.
Корр.: Должен ли быть у делового мероприятия соответствующий антураж? Нужен ли раздаточный материал (блокноты, ручки, измерительные принадлежности, сувениры с символикой)?
Дмитрий: Да, антураж и раздаточный материал имеют огромное значение для делового мероприятия. Я не раз наблюдал, как качественные и продуманные элементы обстановки влияют на общее впечатление. Наша компания сотрудничает с проверенными подрядчиками, изготавливающими брендированную продукцию высокого качества. Кстати говоря, бывает особенно приятно, когда к нам обращаются с просьбой добавить креатив и юмор. Например, если на блокнот наносится не только логотип компании, но и надпись «Фиксируйте тут свои гениальные мысли». Это стимулирует! Могут быть и другие варианты: «Записывай свои идеи, пока они свежи, как утренний кофе!» или «Пусть этот блокнот станет домом для ваших идей!». Также на термосах можно сделать надписи, например, такие: «Для идеального дня – здоровья и тепла» или «Пей и работай, чтобы мысли не остывали!». Такие «заряженные» сувениры не только повышают лояльность к компании, но и становятся дополнительной рекламой. Многие участники охотно выкладывают фото сувениров в своих сторис и снимают рилсы-распаковки. В общем, если нужен креатив – мы можем и делаем!
Контактный телефон: +77012244448